신입직원의 회의록 작성하기? 회의시 필기방법은? (1/2)

 

신입직원이면, 회사에서 가장 먼저 하는 것이 회의에 참석하고, 회의록을 작성해야 하는 일입니다.

하지만, 어느 누구도 회의록 작성하는 방법, 회의 시에 필기하는 방법은 알려주지 않습니다.

 

저는 처음 입사를 하고 회의에 참석하는데, 필기를 해야하는지 몰랐었습니다.

열심히 고개를 끄덕이면서 듣기만 했지, 필기를 해야한다는 것을 몰랐던 거죠. 그래서 상사에게 엄청나게 혼났던 기억이 있네요. 아마 누구나 실수는 있을 것입니다.

 

그래서 이번 포스팅에서는 ​"회의 시에 어떻게 필기를 하는 것이 좋은지?"와 "회의록 작성법"에 대해서 포스팅 하겠습니다. 내용이 방대할 수도 있기 때문에 두 번에 걸쳐서 포스팅 하겠습니다.

 

① "회의 필기"는 업무별로 관리하세요.

여러분은 다이어리를 어떻게 쓰고 계시는 가요? 아마 제 블로그나 카페에 자주 들어오시는 분들은 "3P바인더"를 사용하시거나 "원노트"를 사용하고 계실 겁니다.

그렇지 않은 분들도 계실 것이고, 아니면, 회사에서 나눠주는 회사다이어리를 사용하고 계시는 분도 계실 겁니다. 혹은 프랭클린 플래너를 사용하는 분도 계실 것이고요.

 

어떤 것을 사용하셔도 괜찮습니다. 다만, 회의록은 업무별로 관리하는 것을 추천 드립니다.

 

보통 회사다이어리를 사용하는 사람들이나, 프랭클린 플래너를 사용하시는 분들은 데일리 공간에 그날의 회의내용을 기록합니다. 날짜 별로 관리를 하는 것이죠.

그렇게 관리를 하면, 회의 내용을 추적하기가 어렵습니다. 만약 A라는 프로젝트를 하고 있는데, 분명히 지난 회의에서 이렇게 이야기한 것 같은데, 날짜가 너무 지나서 기억하기 어려운 경우가 있을 수 있습니다.

그때는 아무리 다이어리를 살펴봐도 찾기가 어렵죠. 가령 다이어리를 허겁지겁 훓는 모습이 보이면, 프로답지 못한 모습이 보이기도 하고요. 만약에 회의 필기는 프로젝트별(업무별)로 관리하면, 그런 문제는 해소될 수 있습니다.

 

저는 업무특성상 수행하고 있는 프로젝트가 많습니다. 1년동안 진행하는 프로젝트가 작게는 4개에서 많게는 9개가 되기도 하죠.

그래서 저는 이렇게 많은 프로젝트에 대해서 혼돈하지 않고 효율적으로 관리하기 위해, 프로젝트별로 필기 공간을 만들어 필기합니다.

​

예를 들어, 미팅이라는 탭이 있으면, 저는 미팅이라는 탭 속에 "프로젝트A", "프로젝트B", "프로젝트C", "기타", "내부회의"로 탭으로 구분하는 것이죠. 그래서 "프로젝트 A"에 관련된 회의는 "프로젝트 A" 탭에 날짜순으로 기록을 하고, "내부회의"는 "내부회의"탭에 날짜순으로 기록하는 것입니다.

그렇게 기록을 하면, 만약 프로젝트 A를 회의하고 있을 때, 3~4개월 전에 진행되었던 지난 회의내용이 궁금하면, 바로 앞에 기록되어 있는 내용을 보면 되기 때문이죠.

 

이렇게만 관리하더라도, 업무 기억을 잘하는 신입사원이 될 수 있습니다.

​

제가 사용하고 있는 바인더 샘플 (회의록 부분)

 

② 회의 주제를 파악하라.

그럼, 본격적으로 회의 시에 필기하는 방법에 대해 알아보겠습니다. 먼저 회의참석 전에 회의 주제를 파악해야 합니다.

 

당연한 이야기 같지만, 막상 회의가 시작되면 논점에 벗어나는 이야기가 많이 진행되고, 여러 복잡한 의견들이 오고 갑니다. 그러면서, 자연스럽게 주제에서 벗어나는 경우가 많아지죠.

심지어 상사가 막내에게 물어봅니다. "뭐 궁금한거 없어?", "추가 의견 없어?" 그럼 신입직원은 꿀먹은 벙어리가 되기 마련 입니다.

 

그때 여러분은 여러분의 존재를 상사에게 보여주셔야 합니다.

절대 어렵지 않습니다. 회의 주제에 맞는 질문을 하고, ​회의 주제에 맞는 의견을 제시하면 되는 것이죠.

 

또한, 회의가 진행되고 나면 막내는 그날의 회의를 정리해서 회의록을 작성해야 합니다.

회의록 작성을 위해서는 회의 주제를 파악하고, 그 내용을 기준으로 작성하면 됩니다. 이는 다음 포스팅에서 다시 소개 드리겠습니다.

 

회의 주제를 파악한 상태에서 회의에 참석하면, 조금은 더 회의 내용이 구체적으로 보입니다.

신입직원이면 회의 시에 사용되는 용어도 어렵고, 항상 긴장하고 있어, 실수하기 마련입니다. 이런 경우, 우리가 회의의 목적을 알고 참석하면, 조금은 더 내용이 잘 들립니다.

산을 오르거나 할 때, 어르신들은 이렇게 이야기 합니다. "다왔어~! 다왔어~!, 조금만 더 가면 돼~!" 못 오를 것 같은 산도 정상이라는 목적이 있으면 올라갈 수 있듯이, 회의도 목적을 알고 참석하면, 회의의 내용 파악이 원활해지는 것이죠.

 

모든 일에는 목적이 있기 마련입니다. 우리가 밥을 먹는 이유는 배고픔을 달래기 위한 목적으로 밥을 먹고, 운동을 하는 이유는 건강해지기 위해 운동을 하는 것이죠. 이렇듯, 회의에도 목적이 있습니다.

 

회의의 주제를 생각하면서, 회의에 참석을 하면 주제에 어긋나지 않고, 목적에 맞는 관점으로 회의 참가가 가능하고, 회의록 작성이 가능해 집니다.

 

③ 표를 그려서 회의 시에 필기해라.

회의 주제를 파악한 상태에서 회의에 참석을 하면, 이제 표를 그려서 회의 시에 필기하는 것입니다.

제일 상단에 오늘 있을 회의 주제를 표의 열로 작성 합니다. 그리고, 해당 주제에 맞는 내용을 각 열에 구분하여 작성하는 것이죠.

 

사실 이 방법은 제임스 파일&메리앤 커린치의 "질문의 힘"에서 소개한 필기법을 응용한 방법입니다.

책에서는 이렇게 이야기 합니다.

"유용한 필기는 네 가지 발견 영역, 즉 사람, 장소, 사물, 시간 속의 사건과 함께 시작된다. 이를 위한 가장 체계적인 방법이 내가 정식 심문이나 복명에서 필기를 다루는 방법이다. 나는 사람, 장소, 사물, 시간 속의 사건이라는 표제가 붙은 줄이 쳐진 메모지를 한 장 이상 준비해 둔다. 그리고 사람과 관련된 모든 메모는 항상 ‘사람’ 페이지에만 하고, 장소와 관련된 모든 메모는 항상 ‘장소’ 페이지에만 한다. 나머지 두 영역도 마찬가지이다."

제임스 파일&메리앤 커린치의 "질문의 힘"

 

즉, 책에서는 사람, 장소, 사물, 시간을 카테고리로 분류해서 작성하라고 하지만, 저는 이것을 응용해서 회의 주제를 표 상단에 기입해 놓는 것이죠.

 

만약에 회의 주제가 "커피 종류 선택", "커피 브랜드 선택 방안"이라고 하면, 이렇게 작성하는 것이죠.

 

커피 종류 선택	커피 브랜드 선택	기타
- 아라비카 커피가 맛나다. - 로부스터 종은 싸고 밸런스 맞추기 탁월	- 스타벅스 커피는 쓰더라. - 하지만, 스타벅스는 브랜드가치가 높아 선물용으로 good

 

다만, 주제를 너무 세분화해서 적으면, 오히려 혼란스럽고 정리가 어려워 질 수 있습니다.

업무의 특징, 종류, 상황에 맞게 적절하게 표를 그려서 필기를 하면 됩니다.

 

이렇게 표를 그려놓으면, 나중에 회의록을 작성할 때에도 주제 분류하기가 편리합니다.

 

이렇게 이번 포스팅에서는 회의 시 필기 방법에 대해서 이렇게 크게 3가지 방법에 대해서 알아보았습니다.

도움이 되었으면 좋겠네요.^^

다음 포스팅에서는 회의록 작성하는 방법에 대해 알아보겠습니다.