한컴오피스 한글 단축키 몇 개만 알아도 문서작업의 고수 (3/3)

1탄에서는 10페이 이하의 문서작업에 필요한 단축키에 대해 알아보았고,

2023.04.14 - [Self-improvement] - 한컴오피스 한글 단축키 몇 개만 알아도 문서작업의 고수 (1/3)

 

 

2탄에서는 공동으로 사용되는 단축키에 대해 알아보았습니다.

2023.04.17 - [Self-improvement] - 한컴오피스 한글 단축키 몇 개만 알아도 문서작업의 고수 (2/3)

 

 

물론 이외에도 다양한 단축키가 있습니다. 이에 대해서는 다음에 특별편으로 추가하겠습니다.

 

이번 포스팅에서는 50페이지 이상의 문서작업에 필요한 단축키에 대해 설명 드리겠습니다.

제가 일반적으로 가장 많이 하는 작업이 50페이지 이상의 문서작업 입니다. (공학전공이지만, 실상은 문서작업이 많은…업무를...)

 

문서작업은 자신의 의견을 표한하기 위한 가장 기본적인 방법입니다. 자신의 의견을 표현하기 위해서는 가장 기본적인 도구인 문서편집프로그램(한글, 오피스, 파워포인트, 엑셀 등) 잘 사용할 줄 알아야겠죠?

저는 툴을 다루는 것을 좋아하다 보니, 오피스, 한글, Sketchup, 포토샵, 일러스터 등 왠만한 툴은 다룰 줄 알게 되었습니다.

 

본론으로 돌아와서, 다시 50페이지 이상의 문서에 대해 말씀 드리겠습니다.

본 포스팅에서도 이해하기 쉽게 '간단한 예시(양식)'을 만들어서 설명 드리겠습니다.

 

50페이지 이상의 문서에서는 '스타일(F6키)'을 이용하여, 문서 전체'틀'을 만들어 사용하는 것이 가장 빠르고 편리하게 업무를 진행할 수 있습니다. (또한, 단축키+일부 마우스 사용도 함께 되어야 합니다.)

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50페이지 이상의 문서 특징

우선, 50페이지 이상의 문서 특징을 살펴보면, 다음과 같습니다.

① 목차가 있다. (페이지 번호 붙이기 및 목차 생성이 필요하다.)

② 문서의 분류가 넘버와 특수기호가 함께 혼재되어 있다.

③ 앞에 적었던 내용을 보면서 뒷부분을 작성해야하는 "편집화면 나눠서 보기"가 필요하다.

 

이렇게 50페이지 이상의 문서 특징은 크게 세가지로 볼 수 있습니다.

 

첫번째, "목차가 있다."부터 말씀 드리겠습니다.

50페이지가 넘어가다 보니, 문서작업 시에 목차는 반드시 필요합니다. 경우에 따라서는 그림, 표 목차들도 추가 될 수 있습니다. 목차를 만드는 방법은 문서 작성이 완료된 후에 목차를 만들게 됩니다. 글의 마지막에 소개 드리겠습니다.

 

문서틀 만들기

우선 문서의 틀을 만들기 위해, 표지, 목차, 본론 3개로 나누겠습니다.

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① 페이지를 구분하는 방법은 Ctrl+ENTER 키 입니다.

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앞에서 포스팅했던 내용을 바탕으로 표지, 목차, 본론을 만들고 3개의 구간으로 나눴습니다.

Ctrl+ENTER키를 이용하여 페이지 구분

표지와 목차를 보기좋게 (앞에서 설명드렸던, 단축키를 조금만 응용하시면 됩니다.)

스타일 사용하기

 

두번째 특징인, "문서의 분류가 넘버와 특수기호 함께 혼재되어 있다."에 대한 단축키를 알아 보겠습니다.

50페이지 이상의 문서 작업에서 가장 중요한 키인 "스타일 (F6키)"기능입니다. (이번 포스팅에서는 스타일에 대한 기능만 제대로 알면, 50페이지 이상의 문서작업을 마스터하셨다고 볼 수 있습니다.)

문서 전체의 형태를 만들어 주는 기능으로 볼 수 있습니다.

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② 스타일 창 뛰우기 : F6키

 

여기서부터는 사용하는 보고서 양식에 적합하게 스타일 수정을 진행해야 합니다. 단축키 사용도 좋지만 제가 설명하는 대로 마우스로 따라오셔도 됩니다.

 

스타일 수정하기

스타일을 수정하기 전에 앞서, 문서 전체 넘버링 체계를 어떻게 할지에 대해서 정해야 합니다. 이는 "개요 번호 모양 (Ctrl+K, O)"(위치 : 서식->개요번호모양) 에서 작업을 하면 됩니다.

③ 개요 번호 모양 창 뛰우기 : Ctrl+K, O (Ctrl과 K키를 동시에 누른 상태에 O키를 누르면 됩니다.)

 

저는 일단 기본 개요 번호 모양 그대로 진행하겠습니다.

스타일 화면창

그럼 이제 본격적으로 F6키를 누르고 "스타일"창으로 들어가겠습니다.

 

스타일 화면창에 대해 간략하게 설명 드리겠습니다.

ⓐ 스타일 목록: 사용자가 원하는 스타일을 선택하면 됩니다. (각 스타일 마다 단축키가 있는 것이 보일 것입니다. 여기에서 원하는 스타일을 선택해서 적용하면 됩니다.)

ⓑ 스타일 추가 : 추가로 원하는 스타일이 있으면, 추가하면 됩니다.

ⓒ 스타일 편집 : 만들어진 스타일을 편집하고 싶으면, 편집하시면 됩니다.

ⓓ 스타일 마당 : 한컴소프트에서 제공하는 기본 스타일들 입니다. (보통은 사용자가 만들어 사용하기 때문에 거의 사용하지 않습니다.)

ⓔ 스타일 가져오기 : 기존에 사용자가 만들어서 사용하던 스타일을 해당 문서에 가져오는 기능입니다. (재대로된 스타일을 만들어 놓으면, 이 기능을 가지고 계속 스타일을 가져와서 사용할 수 있습니다.)

 

우선 본문의 넘버링은 기존의 개요 문서를 사용하고, 본문 내부에 적용 될 특수기호가 적용되는 본문을 만들어 보겠습니다. "스타일 추가"를 클릭 합니다.

 

"스타일 추가하기" 창에서 "글자 모양", "문단 번호/글머리표"를 차례로 작업하겠습니다.

"■"는 보통 본문의 메인 내용에 해당하기 때문에, 설정을 "글자 폰트 12, 굵게" 적용으로 하겠습니다.

1단계 : 글자 모양을 클릭합니다. (단축키 : Alt+L)

2단계 : 글자크기 12로 변경 (단축키 : Alt+Z)

3단계 : 글자를 굵게 (단축키 : Alt+B)

4단계 : 설정키 클릭 (단축키 : Alt+D)

특수문자인 "■"를 적용하기 위해, "문단 번호/글머리표"를 클릭 합니다.

5단계 : 문단 번호/글머리표 클릭 (단축키 : Alt+B)

6단계 : 해당 특수문자 선택

7단계 : 설정키 클릭 (단축키 : Alt+D)

 

마지막으로 추가하기를 클릭하면, 스타일 목록에 "본문-■"이라는게 추가된 것을 볼 수 있습니다.

같은 방식으로 "○", "-"를 추가하겠습니다. 단, 해당 스타일은 들여쓰기가 되어야 합니다.

 

스타일 추가하기

글자모양 수정

글머리표 선택

최종 추가된 모습

보이는 스타일에서 처럼 스타일 목록에 내용이 추가 되었습니다.

본문에 스타일을 적용하기 이전에 우선 "개요"들을 보기 좋게 편집하겠습니다.

개요까지 최종 수정된 모습

 

자세한 편집내용들은 제가 공유해드리는 양식을 참조하시면 될 것 같습니다.

(양식을 참조할 때는 해당 스타일 목록에 커서를 옮기고, 스타일 편집하기를 클릭하면 어떻게 작업되어 있는지 확인이 가능합니다.)

 

스타일 적용하기

그럼 본격적으로 한글 문서에서 스타일을 이용한, 한글문서 작업을 진행하겠습니다.

처음에는 글을 작성합니다. 개요 1 제목간에는 페이지 변경을 하면 보기 좋기 때문에 앞서 설명드린, "Ctrl + ENTER키"를 사용하여 페이지를 변경 합니다.

 

④ 스타일 적용하기 : Ctrl+숫자키

 

그리고 첫번째 줄에 커서를 위치하고, "Ctrl+8"키를 누르면, 이전에 작업했던 스타일이 바로 적용되는 것을 볼 수 있습니다. 그러한 방법으로 아래 이미지를 따라서 Ctrl키와 숫자키로 스타일을 적용하면, 해당 문서에 스타일이 바로 적용됩니다.

<개요 1>간의 페이지 구분을 위해, Ctrl+ENTER키를 사용하여 페이지 변경

스타일 적용위치에 커서를 옮기고 Ctrl+숫자키로 스타일을 적용합니다.

 

표제목 및 그림제목 적용하기

스타일 적용시에 양식에 표제목과 그림제목을 추가했습니다. 보통 표제목과 그림제목을 작업할 때에는 캡션을 이용해서 표, 그림제목을 삽입하게 됩니다.

 

⑤ 표제목 및 그림제목 캡션 삽입하기 : Ctrl+N, C (Ctrl과 N키를 동시에 누른 상태에서 C키를 클릭하면 됩니다.)

 

그렇게 되면, 자동으로 넘버링이 되면서 표제목 및 그림제목을 삽입할 수 있습니다.

자동으로 넘버링되는 편리함이 있지만, 이러한 방식을 사용하면 몇가지 단점이 있습니다.

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첫번째는 캡션삽입이 안된 표나 그림의 경우는 번호종류를 "없음"으로 일일이 적용하거나, 숨어있는 번호들을 일일이 추적하고 찾아야 합니다.

보통 50페이지 이상의 문서는 한사람이 혼자서 작업하지 않고, 보통은 여러 사람이 파트를 나눠서 문서작업을 하고 대표 한사람이 문서를 취합하는 형태를 가지게 됩니다.

만약에 문서에 이미지를 삽입한다고 했을 때에 다음 이미지처럼 이미지(1), 이미지(2)가 동시에 삽입이 되고, 이미지의 제목은 한 개만 생성된다고 할 때를 예로 들겠습니다.

 

 

기존의 캡션삽입에서 생성되는 넘버를 그대로 사용한다면, 이미지(1), 이미지(2)에 대해서는 속성(단축키 : "P")에 들어가서 제일 하단의 "번호 종류"에서 "없음"을 일일이 선택 하고, 투명으로 된, 표의 속성에 들어가서 "그림번호"로 변경해줘야 합니다.

속성에서 "번호 종류"를 일일이 설정해야 합니다.

이러한 작업들을 최종 취합자가 한번에 작업하게 되면 엄청난 시간 로스가 발생 되며, 여러 사람이 각자의 방식대로 작업하기 때문에 문서 작업시에 엄청난 혼선이 발생됩니다.

속성을 수정하지 않은 상태와 속성을 수정한 상태 비교

둘째는 문서의 양이 증가하면서, 각 장에 대한 "표넘버"나 "그림넘버"삽입이 필요하지만, 자동넘버링 적용시에는 이러한 작업이 불가능 합니다.

 

그럼 이러한 단점들을 해결하기 위한 방법으로 스타일에 적용되어 있는 "표제목", "그림제목" 삽입에 대해 알아보겠습니다.

 

간단하게 "표"와 "그림"을 삽입해보겠습니다.

표와 그림 삽입 샘플

 

표를 선택하고, "Ctrl+N, C키"를 선택합니다.

보통 표의 캡션은 상단에 생성되어야 하기 때문에 위치를 상단으로 이동하겠습니다.

(속성에서 아래 그림과 같이 변경하시면 됩니다.)

 

기본 표의 설정은 캡션이 상단에 나타나야 하지만, 상단에 잘못된 캡션삽입의 설명을 위해 캡션이 아래로 갔었습니다.

그럼 이제 다음 그림과 같이 자동으로 부여된 표 번호를 드래그 하고, 표의 제목을 작성합니다.

표의 제목 작성이 완료되면, Ctrl+7키를 눌러서 "표 제목" 스타일을 적용하시면 됩니다.

표에 스타일 적용

다음 이미지도 동일한 방법으로 작업이 가능합니다.

이미지에 스타일 적용

두 샘플을 다음 2장에도 복사를 하고, 어떻게 2-1로 만드는지를 살펴 보겠습니다.

우선 2장에 두 샘플을 복사합니다.

2장에 샘플을 복사

표제목 캡션에 커서를 이동하고, "Ctrl + Numberlock키에 위치한 +키"를 클릭합니다.

그럼 앞에 숫자가 증가하는 것을 볼 수 있습니다. (예상하시겠지만, "-키"를 클릭하면, 다시 1로 줄어 듭니다.)

 

편집화면 나누기​​

거의 다했습니다. 이제 50페이지 이상 문서작업의 특징에서 세번째 특징인 "앞에 적었던 내용을 보면서 뒷부분을 작성해야하는 "편집화면 나눠서 보기"가 필요하다."를 살펴보겠습니다.

 

50페이지 문서를 작업하다 보면, 앞에 문서의 내용을 뒷 문서에서 참조하면서 보는 기능이 아주 자주 사용됩니다.

⑥ 편집화면 나누기 : Ctrl+W, V (세로로 편집화면 나누기), Ctrl+W, H (가로로 편집화면 나누기)

 

보통은 세로로 편집화면 나누기를 많이 사용합니다. 모니터의 비율이 가로가 넓기 때문에 문서를 보기에 편리합니다.

 

편집화면이 나눠진 모습

단, 재미있는 점은 원래화면으로 돌아가는 단축키가없습니다. 메뉴창에서 '보기'->'편집화면 나누기'-> 되돌리기로 가셔야 합니다.

 

목차 만들기

이제 마지막으로 "목차 만들기"에 대해 알아보고 이번 포스팅을 마치도록 하겠습니다.

목차를 만들기 위해서는 어느정도 문서의 틀이 만들어져야 합니다. 기존에 만들어진 양식들을 복사해서 "목차 만들기용" 예제를 참조하시면 될 것 같습니다.

 

여기서 부터는 단축키 사용보다는 마우스를 사용하면서 따라하시고, 어떤 방법이 있는지만 확인하시면 됩니다. 그렇게 자주하는 작업이 아니기 때문에, 사용방법만 알고 있으면 될 것 같습니다.

"50페이지 이상 보고서 양식_목차만들기(예제).hwp"파일을 다운받아서 직접 따라하면서, 해보시면 많은 도움이 되실겁니다.

 

쪽번호 만들기

우선 목차를 만들기 위해서는 쪽번호를 만들어야 합니다.

메뉴에 "쪽 -> 쪽 번호매기기"를 클릭하시면 설정화면이 나타납니다. (단축키는 Ctrl+N, P키 입니다) 커서의 위치는 1.개요에 두고 하시면 됩니다. 넣기를 클릭하시면 됩니다.

그러면, 위에 표지와 목차를 포함해서 개요가 3페이지부터 시작을 합니다.

메뉴에 "쪽 -> 새 번호로 시작"을 클릭합니다. 물론 커서의 위치는 "1.개요" 입니다.

 

그리고는 "넣기"를 클릭합니다.

 

표지와 목차의 쪽번호는 숨기기를 합니다.

먼저 커서의 위치를 표지로 옮깁니다.

숨기는 방법은 메뉴에 "쪽 -> 현재 쪽만 감추가"를 클릭합니다.

 

"쪽 번호"를 선택하고 설정을 클릭합니다. 이러한 방법으로 목차도 동일하게 수행합니다.

 

목차 생성하기

목차를 생상하는 방법은 메뉴에서 "도구 -> 제목차례->차례만들기"순으로 클릭하면 됩니다.

 

표 차례, 그림 차례, 수식 차례는 체크를 해지

 

표 차례, 그림 차례, 수식 차례는 체크를 해지해야 합니다. 그리고 만들기를 실행합니다.

그럼 목차가 생성되는 것을 확인할 수 있습니다. 이를 보기 좋게 수정합니다.

 

표목차 및 그림목차 만들기

그럼 표목차 및 그림목차를 만들어 보겠습니다. 방법은 동일 합니다.

메뉴에서 ""도구 -> 제목차례->차례만들기"순으로 클릭하면 됩니다. 대신 여기에서 "개요 문단으로 모으기"에 체크된 것을 해지하고, "스타일로 모으기"를 체크한 후에 표 목차는 "표 제목"에 체크를 하고, "그림목차는 "그림 제목"에 체크를 합니다. 이를 보기 좋게 수정합니다.

 

이제까지 50페이지 이상 보고서에서의 한글 단축키를 알아보았습니다.

사실, 50페이지 이상의 한글 단축키는 스타일 적용을 위한 "Ctrl+숫자"키가 전부 입니다. 이것만 알면, 50페이지 이상의 한글 문서를 빠르고 깔끔하게 만들 수 있을 것입니다.

 

제작된 양식을 공유해 드리오니, 참고하시고 해당 양식에서 "스타일불러오기"를 통해 자신의 문서에 적용하는 것도 방법입니다.

문의나 질의사항 있으시면, 언제든지 댓글 부탁 드립니다. ^^

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관련 샘플은 카페에 업로드 하였습니다.^^

 

https://cafe.naver.com/siinformation

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